Software für Personal Trainer: Kunden, Pläne und Check-ins an einem Ort

Die Kundenliste im Coach-Portal zeigt je Kunde, ob er aktiv ist, welchen Trainingsplan er gerade hat, wann sein letzter und sein nächster Check-in ist, was er im Monat zahlt und wie viele Nachrichten von ihm ungelesen sind. Darüber stehen die Summen: Kunden gesamt, aktive, offene Chats und dein Umsatz im Monat.

Du suchst nach Name oder E-Mail, legst neue Kunden direkt hier an und exportierst die ganze Liste als CSV, etwa für deine Buchhaltung. Ein Klick auf einen Namen öffnet das Profil mit allem, was du über diesen Kunden weißt. So ersetzt die Liste die Tabelle, in der du bisher nachgehalten hast, wer wann dran ist.

Beim Start füllt dein Kunde den Anamnesebogen in seiner App aus: Kontakt, Verletzungen und Beschwerden, Unverträglichkeiten, Trainingserfahrung, Ziele, Trainingstage und Tageszeit, Geräte im Studio. Im Kundenprofil steht das gesammelt mit dem Datum, an dem er ausgefüllt und zuletzt geändert wurde.

Den Bogen schaltest du im Portal ein, einzelne Fragen blendest du in der Coach-App aus oder ergänzt eigene. Über „So sieht es“ öffnest du außerdem die App mit den Zielen und Plänen deines Kunden genau so, wie er sie sieht, praktisch für ein Erklärvideo zum Start.

Die Übungsbibliothek bringt Standardübungen mit Bild mit, sortiert nach Muskelgruppen von Brust bis Cardio und durchsuchbar nach Namen. Die Standardübungen sind Vorschläge: Du bearbeitest sie, löschst sie oder legst eigene an, mit deinem eigenen Video zur Ausführung.

In der App deines Kunden steht das Bild oder dein Video direkt bei der Übung, während er trainiert, dazu dein Hinweis zur Ausführung. Steht in einem Plan ein frei geschriebener Übungsname, sucht die App die passende Übung im Katalog, damit das Bild trotzdem erscheint. Mehr dazu auf der Seite Trainingsplan-Tool für Personal Trainer.

Jeder Kunde schickt seinen Check-in an seinem Tag, mit Gewicht, Fotos, Maßen und deinen eigenen Fragen, und bekommt vorher eine Erinnerung per Push. Bei dir kommt er als Report an: die Woche auf einen Blick mit Gewicht, Ernährung, Training und Schritten, darunter Highlights, etwa an wie vielen Tagen das Protein im Ziel lag, gerechnet aus dem, was dein Kunde in der App eingetragen hat.

Dein Feedback gibst du direkt darunter, als Text oder als Video mit Bildschirm und Kamera. Offene Check-ins stehen in einer eigenen Liste, damit keiner liegen bleibt. Mehr auf der Seite Check-ins und Fortschritt.

Im Kundenprofil weist du Trainingsplan und Ernährungsplan aus deinen Vorlagen zu und legst die Makroziele fest, getrennt für Ruhetage und Trainingstage. Du entscheidest, welche Werte dein Kunde trackt: Kalorien immer, dazu Protein, Kohlenhydrate, Fett und auf Wunsch Salz und Ballaststoffe.

Dein Kunde trägt seine Mahlzeiten in der App per Foto, Barcode oder Suche ein und sieht, wie viel vom Tag noch übrig ist. Einen vorhandenen Ernährungsplan lädst du als Excel, CSV oder PDF hoch. Wenn deine Kunden vor allem zur Ernährung zu dir kommen, lies die Seite Software für Ernährungsberater.

Fragen zwischen den Terminen landen nicht mehr in deinem privaten Messenger, sondern in einem Chat je Kunde, im Portal wie eine Inbox und in der Coach-App. Deine Kunden schreiben, schicken Sprachnachrichten, Bilder oder Dokumente, und du antwortest auf demselben Weg.

Auf Wunsch schreibt dir die KI einen Antwortentwurf, den du bearbeitest und selbst sendest; abgeschickt wird nie etwas ohne dich. Neben dem Gespräch steht die Akte deines Kunden: zuletzt aktiv, Gewicht, was er heute gegessen hat, seine aktiven Pläne und der letzte Check-in. Mehr auf der Seite Kommunikation.

Arbeiten mehrere Trainer mit deinen Kunden, bekommt jeder einen eigenen Zugang. Du legst ihn im Portal oder in der Coach-App an und gibst ihm genau die Kunden frei, die er betreut. Der Trainer meldet sich mit seiner E-Mail in der Coach-App an, sieht dort nur diese Kunden mit Trainingsplan und Einheiten und trägt nach der Stunde im Studio die Einheit ein. Sie steht danach im selben Verlauf wie das, was dein Kunde allein trainiert.

Check-ins, Nachrichten, Ernährung, Gewicht und Fotos bleiben bei dir. Den Zugang sperrst du jederzeit, und ein Trainer kostet nichts extra. Arbeitet ein zweiter Coach gleichberechtigt mit, gibt es den Co-Coach für 19 € netto im Monat mit eigenem Zugang zu Kunden, Plänen, Check-ins und Chat.

Beim Freischalten eines Kunden trägst du den vereinbarten Monatspreis ein. Daraus rechnet die Übersicht deinen Umsatz im Monat, im Portal und in der Coach-App, und zeigt daneben, was Fitness Coach Suite davon kostet, mit der Kurve, wie sich die Gebühr mit jedem weiteren Kunden entwickelt.

Abgerechnet wird über deinen Weg: Rechnung, Lastschrift oder Zahlungslink. Wir stehen nicht zwischen dir und deinen Kunden und nehmen keinen Anteil von deinem Umsatz. Mehr auf der Seite Finanzen und Abrechnung.

Pläne baust du am liebsten am großen Bildschirm, Fragen beantwortest du zwischen zwei Terminen. Das Coach-Portal läuft im Browser, die Coach-App gibt es für iOS und Android, und beide arbeiten mit denselben Daten. Die Übersicht zeigt beim Öffnen, was heute offen ist: Check-ins, Live Calls, Chats.

Deine Kunden haben ihre eigene App mit deinem Logo: Plan, Ernährung, Check-ins und Chat mit dir. Was sie dort sehen, beschreibt die Seite Personal Trainer App; wer ausschließlich online betreut, findet mehr unter Online Coaching Software.